Czy handlowiec powinien być osobą odpowiedzialną za odzyskiwanie należności od kontrahenta? Czy nie stoi to w opozycji do jego roli, czyli „przyjaciela klienta”? Czy dział finansowy przedsiębiorstw może oczekiwać proaktywnej postawy sprzedawcy w zakresie nadzorowania płatności i ich odzyskiwania?
Sprawa nie jest jednoznaczna. Wiele zależy od wielkości firmy, branży w której działa oraz kultury organizacyjnej.
Zarządzanie należnościami firmowymi
Działania podejmowane w celu zapobieganiu szkodowym transakcjom oraz utrzymywaniu płynności finansowej, w związku z udzielaniem kredytu kupieckiego to nic innego jak zarządzanie należnościami firmowymi. Kamieniami milowymi w tej polityce są: redukowanie ryzyka utraty należności od nierzetelnych kontrahentów, panowanie nad wartością należności przeterminowanych i czasem zwłoki w zapłacie przez klientów.
Najbardziej typowe komponenty tego procesu to:
- komunikowanie klientom wymogów w zakresie polityki zarządzania kredytem kupieckim,
- weryfikacja kontrahentów,
- udzielanie limitów kredytu kupieckiego,
- zabezpieczanie transakcji,
- kontrola kluczowych wskaźników należności, takich jak: średni cykl rotacji należności (DSO) oraz średni okres zwłoki w zapłacie przez klientów( DPD),
- monitoring faktur polegający na masowym przypominaniu o zbliżającym się terminie płatności lub jego upłynięciu,
- raportowanie wewnętrzne w celu wyłapania nieakceptowalnych zachowań płatniczych,
- działania windykacyjne wewnętrzne,
- windykacja zewnętrzna,
- przywracanie relacji handlowych z byłym dłużnikiem.
Jasne zasady gry dla kontrahenta i pracownika
Coraz większa liczba firm zbiera zasady zarządzania należnościami w pisemne, stale aktualizowane zbiory procedur tj. Regulamin sprzedaży na odroczony termin płatności. Taki dokument reguluje zakres czynności ich terminy lub interwały oraz odpowiedzialność poszczególnych działów i osób. Regulamin może powstawać w związku z audytem bezpieczeństwa należności – usługi oferowanej przez niektóre podmioty windykacyjne. W jego trakcie badana jest kultura finansowa firmy, procedury, ujawniane luki, udzielane zalecenia organizacyjne. Brak polityki zarządzania należnościami skutkuje z reguły pogorszeniem moralności płatniczej kontrahentów (wg zasady: „Nie muszę, to nie płacę”), a w konsekwencji pogorszeniem płynności finansowej przedsiębiorstwa, a w sytuacjach skrajnych bankructwem podmiotu.
Duży może więcej
Obserwując przez lata z perspektywy EULEO, setki przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych, usługowych, działających w Polsce, widać wyraźnie, iż firmy radzą sobie z omawianą tematyką w bardzo różny sposób. Istnieje niewiele firm, które nie dbają o terminowość uzyskiwanych płatności.
Natomiast istotne różnice w zakresie kompletności całego procesu wynikają głównie z wielkości firmy, a co za tym idzie, zasobów, które mogą do tego oddelegować. Duże i średnie przedsiębiorstwa posiadają odrębne działy finansowe, księgowe, czy działy kontroli należności, które w 90% zabezpieczają realizację procedury kontroli kredytowej. Pozostałą część realizują przedstawiciele handlowi i pracownicy biura obsługi klienta.
W firmach z sektora MŚP ciężar spada zazwyczaj na księgowego i handlowców. Przy czym widać wyraźnie, że o ile w korporacjach jest to polityka oparta na ciągłości i kontynuacji, o tyle w MŚP często ma charakter „kampanijny” tzn. realizowana jest zrywami, wyłącznie wówczas, kiedy w należnościach dzieje się źle.
Często obserwowanym skutkiem ubocznym źle prowadzonej polityki zarządzania należnościami są konflikty wewnętrzne pomiędzy pionem finansowym a pionem sprzedażowym. Takie napięcia wynikają z realizacji różnych, często sprzecznych celów. Finansista dba o cash flow firmy, handlowiec o sprzedaż (obrót). Będąc przyjacielem klienta, często wchodzi w jego skórę i przymuszany co jakiś czas przez szefów, bez przekonania, upomina się o zapłatę. Odczuwa przy tym dyskomfort, wynikający z poczucia psucia relacji z klientem. Sytuacja tak prowadzi do frustracji po stronie finansowej, handlowej, ale także u samego klienta. Typowy wynik „przegrana-przegrana”.
Współdziałanie pomaga
W mojej ocenie, popartej obserwacjami firm o wysokiej kulturze finansowej, można zarządzać wierzytelnościami dobrze, niedrogo, bez konfliktów. Dla zarządów przedsiębiorstw najbardziej opłacalne jest wpisanie zarządzania należnościami firmowymi do DNA własnego biznesu. Aby stało ono na równi z produkcją czy sprzedażą. Włączenie w ten proces wszystkich najważniejszych pracowników firmy mających kontakt z klientem, przy jednoczesnym stałym komunikowaniu klientom, iż proces ten jest dla firmy kluczowy.
(…)
Zainteresował Cię ten artykuł?
Pełna treść dostępna jest w wydaniu listopadowym ’20 Credit Manager Magazine.
Autor artykułu:
Pełni funkcję Dyrektora ds. Rozwoju EULEO. Stworzył koncepcję szkoleń z zakresu zarządzania należnościami i negocjacji z dłużnikami. Jest absolwentem Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego (kierunek historia) oraz podyplomowych studiów z zakresu zarządzania małymi i średnimi firmami na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie.
